不良品への抗議文書と抗議メール（Word例文4種類）：フリー雛形

Wordで作成した、無料でダウンロードできる納入品破損のお詫び例文と謝罪メールの雛形（テンプレート）です。

取引先や仕入先から納品された製品に不具合が見つかった場合、迅速に対応を求める「不良品への抗議文書と抗議メール」を掲載しています。
雛形は、文書形式・メール形式の両方で活用できる4種類で、基本情報変更すればすぐに使用できます。
対象商品も具体例として盛り込み、返送・交換・品質改善依頼の要素を含めた実践的な例文となっています、ぜひご利用ください。

このページでは、A4縦用紙で書式が異なる4種類を掲載しています。

雛形1：文書形式・デジタル体重計
納品後に発覚した複数顧客からの苦情を受けて作成する文書です。
不具合内容を「表示が不安定」「正確な数値が出ない」など具体的に記載し、状況を事実ベースで報告する例文です。
不良品返送と代替品手配を求めるだけでなく、原因調査と再発防止策の報告を強く依頼しています。
不具合が数量的にまとまって発生した場合、取引先に「品質問題の重大性」を伝えつつ、今後の改善に協力を求めるとき、信頼関係を維持したいが、今後は改善を必須条件とする姿勢を示したい場合などでご利用ください。
雛形2：メール形式・LEDデスクライト
メール形式で、迅速なやり取りを目的とした雛形です。
不良発生経緯、不良症状、依頼事項を見やすく箇条書きで整理しています。
相手に「すぐ動いてほしい」というニュアンスを強く表現し、スピードを重視した例文です。
「原因調査」と「品質管理体制の改善」も要望し、単なる交換・返金で済ませない点がポイントです。
クレーム件数が増えつつあり、早急に返答が欲しいとき、内部の品質管理部門や担当者と直接やり取りする場合、文書ほど堅くせずとも、緊急性を持って行動を促すケースに最適です。
雛形3：文書形式・電動オフィスチェア
抗議文の色合いが強い雛形です。
不具合を「溶接不良」と具体的に指摘し、深刻さを強調しています。
単なる交換依頼にとどまらず、返品対応で発生する物流費や人件費など追加コストについても協議を求めています。
「顧客の信頼に直結する重大問題」と明言し、改善策提示を強く要求する例文です。
商品の構造欠陥など、安全性や耐久性に関わる重大不良が発覚した場合、取引先に強い姿勢で抗議しつつも取引継続を望む場合、長期的取引の中で「今回の件は大きな警告」として位置づけたいときにご利用ください。
雛形4：メール形式・ポータブルプロジェクター
技術的な不良内容（冷却ファンやプログラム不良）を挙げ、専門的な視点から抗議しています。
メール形式でスピード感を持たせつつ、将来的な「取引条件見直し」にも言及しています。
「返品対応による弊社負担（配送費用・顧客対応コスト）」まで踏み込み、交渉材料を広げた例文です。
冷静ながらも「信頼維持のため迅速な対応が不可欠」という強いメッセージを伝えています。
IT機器や精密機器など、技術的説明が求められる不具合、商品不良が原因で顧客への信頼低下が直結するケース、今後の取引条件の改善・見直しを視野に入れた交渉のきっかけとしてご利用ください。

不具合部分や症状の画像を挿入するなど、Wordで自由に修正しご使用ください。

無料でダウンロード可能です、Wordでそのまますぐに編集して使用できます。

ダウンロードファイルはdocx形式にしていますので、そのままで開くことができます。
セキュリティ対策として専用ソフトを使用しています。
関連する雛形に「納入品破損のお詫び文例と謝罪メール」を掲載していますので参照してください。

> ビジネスの雛形　メニュー４ > 納入品破損のお詫び例文と謝罪メール

A4縦用紙顧客苦情＋原因調査依頼：誠実だが厳格な不良品への抗議文書

品質管理の強化を正式に申し入れる文書です。

不良品発生のご報告と対応のお願い
拝啓　貴社ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。
平素は格別のお引き立てを賜り、厚く御礼申し上げます。
さて、令和〇年〇月〇日にご納品いただきました「デジタル体重計（商品番号△△△）」につきまして、弊社店舗にて販売した一部商品に関し、顧客より「表示が不安定で、正確な数値が出ない」という品質上の重大な苦情をいただきました。
社内在庫を精査したところ、納品分〇台のうち〇台に同様の不具合が判明しております。初期設定時および繰り返し使用時、数値が大幅に異なる・表示が消えるなどの症状が見受けられ、正常範囲での利用が困難な状態です。お客様の返品希望も相次ぎ、店舗運営およびブランド信頼にも深刻な影響が生じております。
弊社技術担当者による検査では、計測センサー部分または基板部品の不具合が疑われておりますが、外観上の判断は不可能です。今後、追加でクレームの発生も予想され、既に市場流通分についても速やかに対応が必要と考えております。
つきましては、顧客返品分と未販売在庫分、計〇台を着払いにて貴社宛てご返送いたしますので、至急、良品への交換または返金対応をお願いしたく存じます。並行して、今回発生した不良原因の究明、ならびに再発防止のための具体的な品質管理体制のご報告も書面にてお願い申し上げます。
今後、同様の事象が再度発生しないよう、検査・出荷前工程の管理強化を重ねてご要望いたします。また、追加で不具合申し出があった場合は速やかにご相談・連絡させて頂きますので、誠意あるご対応を賜りますよう何卒お願い申し上げます。
まずは取り急ぎ書面にてご連絡申し上げます。
敬具

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A4縦用紙迅速な対応重視：短期決着を狙う不良品への抗議メール

迅速な代替対応と根本原因の調査報告を求めるメールです。

件名：不良品発生のご報告と対応のお願い（LEDデスクライト）
〇〇株式会社
品質管理部　ご担当者様
いつも大変お世話になっております。株式会社△△、購買部の□□でございます。
令和〇年〇月〇日にご納品いただきました「LEDデスクライト（商品番号：AB123）」につきまして、下記のご報告およびご対応をお願いいたしたくご連絡申し上げます。
【不良品発生の経緯】
納品分の一部を店舗にて販売いたしましたところ、複数のお客様より「点灯中に明かりが急に消える」「スイッチを押しても反応がない」といった品質不良のお申し出がございました。
そのため弊社倉庫内の在庫品についても検品を行った結果、合計○台中○台で同様の症状（短時間で消灯する、または点灯しない）が確認されました。
【不良内容の詳細】
不良のある商品は、ごく通常の使用状況下にもかかわらず、LEDが急に消灯したり、スイッチ操作に全く反応しない状態に至りました。外観上は問題が見られないにもかかわらず、内部の配線や回路基板の不具合が疑われます。
【ご依頼事項】
お客様分の返品○台と在庫不良品○台、計○台を着払いにてご返送いたします。お手数ではございますが、至急良品との交換、または返金対応をお願いできればと存じます。
あわせて、今回の不良品発生原因のご調査と、今後の品質管理体制強化についてもご報告いただきたく存じます。
なお、該当商品は○台以上すでに販売済であり、今後新たな返却やお申し出があった場合は、都度追加でご連絡・返送させていただきます。
早急な対応と今後のご配慮を何卒よろしくお願い申し上げます。
──
署名
──

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A4縦用紙強めの抗議＋追加コスト言及：信頼に関わる重大案件対応した不良品への抗議文書

さらなる品質保証の説明を求める抗議状です。

不良品発生に関する抗議と代替品手配のお願い
拝啓　時下ますますご清祥のこととお慶び申し上げます。
平素は格別のお引き立てを賜り、厚く御礼申し上げます。
さて、さる○月○日付でご納品いただきました「電動オフィスチェア（商品番号：□□）」につきまして、弊社の販売店舗にてお買い上げいただいたお客様より「使用開始から数日でリクライニング機能が作動せず、固定部分が破損した」との苦情が寄せられました。
直ちに弊社在庫分を検品いたしましたところ、納品数○○台のうち、○台において同様の不具合が確認されました。構造上、背もたれを支える金具部分の溶接が不十分であることが原因と思われ、通常使用の範囲であっても容易に破損する可能性がございます。外観上は全く問題がないため、検品時に気づくことは困難であり、極めて深刻な問題であると認識しております。
つきましては、既に販売済みのお客様分を含め、不良品合計○○台を着払いにて返送させていただきますので、至急の代替品手配をお願い申し上げます。また、返品・交換の対応に伴い弊社が負担する追加の物流費・人件費も発生しており、この点についても今後ご協議させていただければと存じます。
さらに、今回の件は弊社の販売先の信頼にも直結する重大な問題であり、品質管理体制の再点検と強化を強く求めます。再発防止のための具体的な改善策をご提示いただき、品質保証体制についてのご説明を文書にていただきたく存じます。
現時点ではお客様からの苦情は数件に留まっておりますが、今後追加の申し出が寄せられる可能性もございます。その際には改めてご報告のうえ、必要な対応をお願い申し上げます。
弊社といたしましても、長年の取引を重視し円滑な関係を継続したいと考えておりますが、今回の件を契機に品質に関する信頼が揺らぐことは避けられません。何卒真摯かつ迅速なご対応をお願い申し上げます。
まずは取り急ぎ、抗議ならびに代替品手配のお願いまで申し上げます。
敬具

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A4縦用紙技術的要素＋取引条件見直し含む：精密機器やIT機器に最適な不良品への抗議メール

早急な代替品手配、品質改善策報告を依頼するメール文です。

件名：納品製品「ポータブルプロジェクター」不良品発生について（ご対応のお願い）
〇〇株式会社
品質管理部　〇〇様
いつも大変お世話になっております。△△株式会社の□□でございます。
さて、先日（〇月〇日納品分）ご提供いただきました「ポータブルプロジェクター（型番：□□□）」につきまして、弊社販売店舗にて購入されたお客様より「電源を入れても映像が映らない」「短時間の使用で過熱し自動停止する」といった不具合の苦情が寄せられております。
弊社にて在庫を検品した結果、納品数〇〇台のうち〇台で同様の症状が確認されました。内部冷却ファンの不具合、または初期設定プログラムの欠陥が原因と推察されますが、外観では全く判別できず、検品段階での発見は困難でございます。
つきましては、既にお客様に販売済みの製品分を含め、不良品合計〇〇台を着払いにて返送させていただきますので、至急代替品をご手配くださいますようお願い申し上げます。加えて、再発防止に向けた品質管理体制の見直しおよび具体的な改善策につきましても、書面にてご説明いただければ幸いです。
なお、返品・交換対応に伴う弊社の追加負担（配送費用・顧客対応コスト）も無視できない状況にございます。この点につきましては、今後の取引条件を含めてご相談させていただきたく存じます。
誠に遺憾ではございますが、弊社のお取引先や顧客への信頼維持のためにも、本件につきましては迅速かつ誠意あるご対応をお願い申し上げます。
以上、まずはご連絡かたがた抗議と代替品手配のお願いを申し上げます。
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署名
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