注文間違い問い合わせへの対応文（Word文例4種類）：フリー雛形

Wordで作成した、無料でダウンロードできる注文間違い問い合わせへの対応文の雛形（テンプレート）です。

注文内容に関する誤解や記載ミスが起きた際に、相手の誤りを指摘するだけでなく、双方の確認を経て誠実に対応する「注文間違い問い合わせへの対応文」を掲載しています。
数量や品番、色の違いなど、トラブルの原因を冷静に整理しながら、信頼関係を損なわない言葉遣いで伝える内容になっています。
雛形は、発注内容の確認や数量違い・色違いなどのトラブルに対して、誠実かつ丁寧に対応できる文例が4種類あります。
取引先や顧客との信頼を損なわず、正確な確認と円滑な解決へ導くための文例です、ぜひご利用ください。

注文間違い対応文を書くポイントは下記になります。

相手の誤りを指摘せず、まずは事実確認を依頼する。
感情的な表現を避け、冷静でビジネスライクな言葉を選ぶ。
「確認」「報告」「対応」「改善」の流れで構成すると信頼性が高まる。
顧客や取引先に「柔軟な対応」「迅速な連絡」を約束する文言を添える。

このページでは、A4縦用紙で文例が異なる4種類を掲載しています。

雛形1：充電式LEDランタンのご注文について
企業間取引（BtoB）での数量間違いの確認文で、取引先から「注文数量が違う」と問い合わせがあった際の回答文です。
誠実な文調で、事実確認と再照会を依頼しつつ、柔軟な対応姿勢を示しています。
「ご注文控えをご確認の上」など、冷静な再確認を促す丁寧な表現、「追加・キャンセル・返品等のご相談を承っております」とフォローも充実、信頼を損なわない柔らかなビジネス文体になります。
雛形2：注文内容の確認に関するご連絡
発注数量に関する正式な確認文書で、発注書や出荷記録の照合結果を報告する、フォーマルな文例です。
原因を明確にしつつも、再確認と柔軟な調整の余地を残しています。
トラブル回避の姿勢を明確にし、「処理ミスが確認された場合には速やかに対応」など、誠実さを強調しています。
雛形3：ご注文内容のご確認と修正のお願い
数量ミス・記載誤りなどの再確認を依頼するメールで、数量誤りや注文内容に不一致があった際に、相手に再確認を依頼する文例です。
お詫びと丁寧な依頼を組み合わせた、柔らかいトーンが特徴です。
「迅速にご相談に応じます」など、協調的で印象の良い表現で、依頼・お詫び・再発防止の流れを自然に構成しています。
雛形4：ご注文内容に関するご確認とお詫び
個人顧客（BtoC）からの注文ミスや色違いへの対応メールです。
オンラインショップでの誤注文・数量違いなどに対応する文例で、交換や返品・返金など、具体的な対応手順を明記しており、顧客対応に最適です。
「未開封商品の交換」や「返金処理」など明確な案内を提示し、誠実なお詫びと改善案を記載し、企業姿勢を伝える構成です。
ECサイトや通販事業者の自動返信文例にも応用可能です。

製品や問い合わせ内容を変更するなど簡単にできます、Wordで自由にカスタマイズしてお使いください。

無料でダウンロード可能です、Wordでそのまますぐに編集して使用できます。

ダウンロードファイルはdocx形式にしていますので、そのままで開くことができます。
セキュリティ対策として専用ソフトを使用しています。
関連する雛形に「注文承諾書の雛形｜ビジネスに使えるWord形式の例文」を掲載していますので参照してください。

> ビジネスの雛形　メニュー４ > 注文間違い問い合わせへの対応文

A4縦用紙数量を再確認依頼する注文間違い問い合わせへの対応文書

充電式LEDランタン注文数量確認

充電式LEDランタンのご注文について
拝復　貴社ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。
このたびは、貴社よりご注文いただきました「エコスマート・充電式LEDランタン」300台の数量に関しまして、ご指摘の件について弊社にて注文書および納品記録を詳細に確認いたしました。
確認の結果、弊社注文書には確かに「300台」と記載されており、弊社からもその数量で納品を手配していることを改めてご報告いたします。貴社におかれましてもご注文控えをご確認の上、もう一度ご連絡いただけますようお願い申し上げます。
万一、ご注文内容に誤りや変更がございました場合には、速やかにお知らせいただければと思います。弊社では可能な限り柔軟に対応させていただき、追加注文やキャンセル、返品等のご相談を承っております。
何かご不明な点やご心配なことがございましたら、どうぞ遠慮なくご連絡ください。今後とも末永いお取引をお願い申し上げます。
敬具

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A4縦用紙依頼主への注文書再確認を促進する注文間違い問い合わせへの対応文書

ステンレス製コーヒーポット数量確認

注文内容の確認に関するご連絡
拝復　平素より格別のご高配を賜り、誠にありがとうございます。
このたびご指摘いただきました「ステンレス製コーヒーポット」納品数量の件につきまして、下記のとおりご回答申し上げます。
貴社よりお送りいただきましたご注文書（注文番号：△△）を確認いたしましたところ、確かに「ステンレス製コーヒーポット　150個」とのご記載をいただいております。
一方で、弊社出荷伝票および在庫管理システム上でも、同数量で処理・発送されており、納品書にも同内容が反映されております。
そのため、今回の納品数量につきましては、ご注文書の内容に基づき正規に出荷されたものと認識しております。
恐れ入りますが、貴社におかれましても控えのご注文書またはご送信メールをご確認のうえ、改めてご確認いただけますでしょうか。
もしもご発注内容に誤りがあった場合には、追加注文や数量調整など柔軟に対応させていただきます。
また、万が一弊社側で処理ミス等が確認された場合には、速やかに不足分を発送のうえ、今後同様のことがないよう管理体制を見直してまいります。
ご多忙のところお手数をおかけしますが、何卒ご確認のうえご返信くださいますようお願い申し上げます。
今後とも変わらぬお引き立てを賜りますよう、よろしくお願い申し上げます。
敬具

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A4縦用紙履歴再確認と修正希望受付する注文間違い問い合わせへの対応文書

少量LEDランタン注文修正依頼

件名：【ご注文内容のご確認と修正のお願い】
宛名
拝復　時節柄、貴社ますますご隆盛のこととお喜び申し上げます。
平素は格別のご高配を賜り、誠にありがとうございます。
さて、このたびは貴社よりご注文いただきました「エコスマート・充電式LEDランタン」30台の数量に関し、ご不便とご迷惑をおかけし、誠に申し訳なく存じます。
弊社にて注文履歴と出荷記録を詳細に確認させていただきましたところ、ご注文書には確かに「30台」と記載されており、弊社からもその数にて出荷を行っております。
しかしながら、貴社からのご連絡で数量に誤りがあるとご指摘いただきましたため、今一度ご注文書の控えと照合をお願い申し上げます。
もし数量の変更や追加注文、ご注文の取り消し等のご希望がございましたら、迅速にご相談に応じますので、お手数ですが早めにご連絡ください。
弊社としては、お客様のご意向に沿った対応を心掛けております。
何かご不明点やご要望がございましたら、どうぞ遠慮なくお問い合わせください。
今後とも引き続きご愛顧賜りますよう、お願い申し上げます。

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A4縦用紙不一致指摘と未開封商品の交換・返金案内する注文間違い問い合わせへの対応文書

Bluetoothイヤホン注文カラー違い対応

件名：ご注文内容に関するご確認とお詫び（Bluetoothイヤホン）
宛名
平素より弊社オンラインショップをご利用いただき、誠にありがとうございます。
株式会社サウンドピュアカスタマーサポートの〇〇でございます。
このたびは、「Bluetoothイヤホン △△」をご注文いただきました際の数量・カラーに関して、
お客様よりお問い合わせをいただき、誠にありがとうございます。
弊社にてご注文履歴を確認いたしましたところ、
ご注文番号【□□】につきましては「ブラック × 2個」でのご注文が確定しておりました。
一方、お客様からは「ホワイト × 1個をご希望だった」とのご連絡を頂戴しており、
誤って別カラーをご注文いただいた可能性がございます。
つきましては、下記の対応をご案内申し上げます。
【対応内容】
１．すでにお受け取りの商品を「未開封」の状態でご返送いただける場合、ご希望の「ホワイト × 1個」と交換対応をさせていただきます。
２．交換をご希望されない場合は、返品およびご返金処理も承ります。
３．ご返送手続き用の着払い伝票を後日郵送にてお送りいたします。
お手数をおかけいたしますが、どちらのご対応をご希望か、
本メールへのご返信にてお知らせいただけますでしょうか。
ご連絡を確認次第、速やかにご案内を差し上げます。
また、今回のようなご注文間違いを防ぐため、
今後はカート確認画面にてカラー・数量を再確認いただけるよう、
システム上でも改善を進めております。
このたびはご迷惑をおかけしましたこと、心よりお詫び申し上げます。
今後ともサウンドピュア製品を安心してご利用いただけますよう、
スタッフ一同誠意をもって対応してまいります。
何卒よろしくお願い申し上げます。

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