人物照会文と回答書（Word文例4種類）：フリー雛形

Wordで作成した、無料でダウンロードできる人物照会文と回答書の雛形（テンプレート）です。

採用予定者や退職者の勤務状況・人物評価を確認する際に便利な「人物の照会文」と「人物照会回答書」のWord雛形を無料で配布しています。
自治体・企業・団体間での正式な文書として使用できるよう、丁寧な敬語と公的書式を整えています。
採用時の信頼確認、経歴照会、職務評価の確認などにご活用ください。

採用活動や人事管理において、候補者の人物面や勤務実績を確認するための「人物照会文」は、企業・団体間の信頼関係を維持しながら、慎重に情報を共有する重要な文書です。
このページでは、自治体職員や企業勤務経験者など、さまざまなケースに対応できる「人物照会文」と「人物照会回答書」をそれぞれセットで掲載しています。
雛形はすべて Word形式（.docx）で提供しており、社名・氏名・日付・担当者名などを入力するだけで利用可能です。
登録不要・無料でダウンロードでき、商用利用も可能です。
フォーマットはビジネス文書の正式様式に則っており、採用担当者・人事課・行政担当者など、実務でそのまま使用できます。

照会文作成のポイントは下記になります。

目的を明確に：「採用予定者の確認」「勤務実績の把握」など意図を具体的に記す。
依頼文は丁寧に：「差し支えのない範囲で」「お忙しいところ恐縮ですが」などの表現を用いる。
確認項目を整理：勤務態度・出勤状況・協調性・退職理由・特記事項を中心に。
機密性に配慮：個人情報の扱いに注意し、回答方法（書面・FAX・メール）を明示。
書式は統一感を：社名・日付・署名欄を整えて、正式文書としての信頼性を高める。

このページでは、A4縦用紙で文例が異なる4種類を掲載しています。

雛形1：人物の照会文（自治体向け）
自治体などの公的機関に対し、採用予定者の勤務状況を照会する文例です。
丁寧な公文書調で、在職中の勤務実績・表彰歴・勤怠状況などを確認したい場合に適しています。
用途：公務員経験者・公共団体職員・NPO職員の採用時
雛形2：人物照会回答書（自治体向け）
照会依頼に対する公式な回答文書です。
在籍期間・担当業務・勤務態度・協調性・表彰歴などを整理して記載でき、行政書式に近いフォーマットで信頼性の高い返信が可能です。
用途：自治体・行政機関からの正式照会への回答用
雛形3：人物の照会文（企業間用）
民間企業同士での採用時に使える人物照会文です。
休職・勤務評価・退職理由などを確認する目的に適しており、ビジネスの場で自然なトーンに整えています。
用途：企業間の採用確認・転職者の勤務実績照会
雛形4：人物照会回答書（企業間用）
雛形3への返信用として、実際の勤務評価を具体的に記載できる回答書です。
職務内容・勤務態度・出勤状況・退職理由など、実例ベースで回答しやすい構成です。
用途：人事部門・採用担当が回答する公式文書

個人情報保護対応文やメール形式に変更するなど簡単にできます、Wordで自由にカスタマイズしてお使いください。

無料でダウンロード可能です、Wordでそのまますぐに編集して使用できます。

ダウンロードファイルはdocx形式にしていますので、そのままで開くことができます。
セキュリティ対策として専用ソフトを使用しています。
関連する雛形に「入社誓約書の例文付きWordテンプレート｜4種類の書式」を掲載していますので参照してください。

> ビジネスの雛形　メニュー４ > 支払遅延のお詫び状

雛形1 ： A4縦用紙自治体職員採用時の人物照会文

行政や公的機関からの人物確認に最適。経歴・勤務態度・表彰歴・勤怠情報など多角的な照会に対応。

元〇〇市役所在籍　高橋△氏ご照会のお願い
拝啓　貴庁ますますご隆盛のこととお慶び申し上げます。
平素は格別のご高配を賜り、誠にありがとうございます。
さて、弊社ではこのたび地域開発部門の職員募集を行い、厳正な採用試験を経て高橋△氏を採用内定といたしました。
つきましては、同氏が貴庁（〇〇市役所）農政課にて長年ご勤務されていたご経歴を有することから、その在職中のご勤務状況や人物評価など、差し支えない範囲でご照会させていただければと存じます。
当方では高橋氏の誠実かつ実務的な人柄を面接その他で拝察しておりますが、自治体職員としての出勤状況・協調性・担当業務の遂行面・表彰歴や特筆すべきエピソード等について、何かご参考となる情報を頂戴できればと存じます。
なお、高橋氏の最終在籍期間は令和○年〇月～令和〇年〇月との報告ですが、途中の長期欠勤や特別な事由等も念のためご教示いただけますと幸いです。
ご多忙中誠に恐縮ではございますが、貴庁ご担当部署より書面またはご連絡票にてご回答くださいますようお願い申し上げます。
まずは略儀ながら、書中にて人物照会のお願いまで申し上げます。
敬具

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雛形2 ： A4縦用紙雛形1用人物照会回答書

在籍部署・業務内容・人物評価から、具体的な信頼度や事績まで細かく網羅できる返答フォーマット。

赤色文字は入力例です。

人物照会回答書（高橋健一氏について）
拝復　時下ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。
平素より格別のお引き立てを賜り、厚く御礼申し上げます。
さて、ご照会いただきました高橋健一氏について、下記の通り回答申し上げます。
敬具
記
１．在籍期間：令和〇年〇月～令和〇年〇月
２．所属部署：農政課（担当：〇〇業務）
３．主な業務内容・実績：
市農地管理業務、各種プロジェクト推進、住民対応窓口など
４．勤務状況・評価：
・勤怠状況　良好・長期欠勤　有（期間：令和〇年〇月～）
・業務遂行力　高い・標準・要改善
・協調性・対人関係　良好・平均的・課題あり
５．表彰歴・特記事項：
令和〇年〇月　市長特別賞受賞
業務上の工夫・改善案採用　など
６．その他人物評・ご参考事項
高橋氏は常に誠実な姿勢で業務に取り組み、担当外の案件でも周囲と協力して問題解決に尽力しておりました。市民対応でも誠実かつ丁寧な説明を心掛け、関係者からの信頼も厚い人物です。
以上、ご照会の内容に沿いご回答申し上げます。
今後とも何卒よろしくご高配賜りますようお願いいたします。

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雛形3 ： A4縦用紙民間企業採用内定者向け人物照会文

転職者・中途採用決定後に前職場へ依頼するケース想定。職務状況や休職歴・退職理由なども確認。

採用予定者　田中△氏についてのご照会
拝啓　時下ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。
平素は格別のご高配を賜り、厚く御礼申し上げます。
さて、弊社ではこのたび新規事業の拡大に伴い、営業企画部門の中堅人材を募集いたしましたところ、
貴社にご勤務されておりました田中△氏より応募があり、採用内定の運びとなりました。
田中氏は面接時の印象も極めて誠実で、これまでの経験内容にも優れたものが多く、
弊社としても大いに期待を寄せております。
しかしながら、履歴書記載の勤務経歴において貴社在籍期間中に一時的な休職期間があった旨を本人より伺いましたため、
念のため在職当時の勤務態度・職務遂行状況・対人関係・退職理由などについて、
ご教示を賜りたくご照会申し上げます。
貴社ご多忙の折、大変恐縮ではございますが、
今後の採用および配置検討の参考とさせていただきたく存じますので、
差し支えのない範囲でご回答いただけますと幸いに存じます。
まずは書中をもちまして、田中△氏に関するご照会をお願い申し上げます。
敬具

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雛形4 ： A4縦用紙雛形3用人物照会回答書

協調性・業績・社内評点・退職理由等、民間人事の実務に合わせた項目例付き。

赤色文字は入力例です。

人物照会回答書
拝啓　貴社ますますご清栄のこととお喜び申し上げます。
このたびは、貴社採用予定者である下記の方につきましてご照会を賜り、誠にありがとうございます。
以下のとおり、当社在籍時の状況についてご回答申し上げます。
敬具
対象者氏名田中△
所属部署 ○部　○課
勤務期間令和○年○月～令和○年○月（○年○か月）
職務内容新製品の販促企画立案、展示会運営、販売データ分析などを担当
勤務態度真面目で責任感が強く、指示に対して迅速に行動できる。上司や同僚との関係も良好でした
協調性
対人関係チームワークを重視し、他部署との連携にも積極的に取り組んでいました。社内外問わず好印象な人物です
出勤状況遅刻・早退・無断欠勤はほとんどなく、勤務態度は極めて良好でした
退職理由本人のキャリアアップ希望による円満退職（業務上・人間関係上の問題は特にありません）
特記事項在籍中に新製品販促キャンペーンの中心メンバーとして成果を上げ、社内表彰を受けた実績があります
以上、ご照会の件につきご回答申し上げます。

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